システム導入で解消！業務の属人化とは？

どの業界でもいえることですが、仕事を続けていくうえで問題となるのが業務の属人化です。システム導入による港湾業務の効率化を図る場合、属人化対策の必要性などを把握しておくことも重要といえます。

属人化の問題

属人化とは、特定の社員に仕事が偏り、社内のスキルや情報、業務が依存してしまうことです。スキルが高い社員がいた場合、その社員ばかりに同じ業務を割り振ってしまったり、現場が忙しくて手が回らず一人の社員に業務が偏ってしまったりする状態が当てはまります。

退職や転職など、様々な事情から社員がいなくなってしまった場合、現場が回らなくなる可能性が考えられます。社員がいなくなることで、それまで企業で請けていた仕事の詳細やノウハウなどがわからなくなってしまう、これが属人化の大きな問題点です。

属人化の原因

そもそも、なぜ属人化が起こってしまうのでしょうか。その原因として、以下のようなことが考えられます。

◇属人化を防ぐには？

属人化を解消・予防するためには、まず特定の社員に情報や業務が偏らないよう専用システムを導入し、業務効率化を図ることが大切といえます。

貨物に関するあらゆるサポートをする業務サービス、煩雑な手続きや事務的な業務をスムーズにする台帳サービスなど、輸出管理サービスの内容は多種多様です。自社のニーズなどに合わせて選ぶことをおすすめします。

長年同じ方法で業務を進めている企業は少なくありません。時代の移り変わりに合わせて適切なシステムや方法を模索し、積極的に取り入れることを目指しましょう。

正興ITソリューションのサービス内容

正興ITソリューションは、港湾業務のクラウド運用のパイオニアとも呼べる歴史とノウハウを有し、20年以上にわたって幅広い港湾業務をサポートしています。下記の業務ソリューションサービスを取り揃えているのが特徴です。

• コンテナターミナル管理
• 倉庫管理
• NVOCC
• 乙仲管理
• 船社代理店業務管理
• NACCS自動連携

長年にわたって港湾業務ソリューションサービスを提供できる理由として、国交省などをはじめとする、業界の最新情報をキャッチアップしていることが挙げられます。それらの情報を新たなサービス展開に活かしたり、クライアントへの提案に盛り込んだりするなど、常に新しい動きを続けています。

そのため、サービスの機能性や安定性に定評があり、費用感もバランスがよいとお喜びいただいています。さらに、リピーター獲得に向けた営業活動は、人と人とのつながりを大切にしたアナログな営業活動を展開しているのも大きな特徴です。

このように、正興ITソリューションは港湾業務に関するあらゆるシーンでバックアップさせていただきます。

輸出管理・業務に関する機能

まずは輸出に関する内容から見ていきましょう。輸出業務は日本国内で生産物を輸送することに比べて、商品管理や三国間契約、送金など、あらゆる業務が異なります。

そのため、適切なシステムやツールを用いた管理を行わないとトラブルが起きやすく、リソース不足にも陥りやすいといえるでしょう。

また、輸出業務は輸出に関する厳しいルールや法令を遵守する必要があります。そのため、効率的に業務を行うには、専用の輸出管理システムを導入するなどの対策が必要です。輸出に関する業務として、次のようなものが挙げられます。

出荷

実際に受注したら出荷準備に入ります。海外への出荷には製品に関する明細や荷物の送り状が必要です。こうした書類は一般的な輸送と変わらないイメージですが、海外へ輸出する場合は船を使うことが多いです。そのため、船社から船の船長に対して、船積みの指示をする「船積指図書」を作成する必要があります。

費用や利益管理

取引で必要になる経費の計算や売り上げ（利益）などの計算を行います。

送り状の作成や顧客データの管理を含む受注・発注業務に加え、万が一返品やクレームが入ったときの処理など、幅広い業務を行います。これらの煩雑な輸出業務をサポートする輸出管理システムを積極的に導入することで、業務の偏りを防げます。また、業務効率化や売り上げアップなど、企業にとってプラスの成果につながるでしょう。

輸入管理・業務に関する機能

輸出業務と同じように、輸入に関連した法規制を遵守しながら、様々な業務の効率化を図ることが必要です。例えば、運ばれてきた貨物が法規制に引っかかるものだと、輸入できないため大きな損失を被ることになります。

また、海外業者との交渉や決済での海外送金など、通常の商品購入とは大きく異なる業務が増えます。作成すべき書類の種類や量も異なるため、業務効率化を図ることができるシステムの導入は必至といえます。輸入業務にはどのような仕事があるのか、具体的に見てみましょう。

入荷

輸入される商品の情報を管理します。実際に入荷した商品の情報だけでなく、船上にある在庫など、これから入荷される予定の情報も管理します。

経費や代金などの費用管理

輸入にかかる費用を計算するとともに、輸入した商品の取得価額を計算し、管理します。

支払い方法の管理

輸入商品の購入費用を海外へ支払います。海外への送金を行う際には、為替予約や送金の手続きを行う必要があります。

また、貿易で需要な信用状（L／C）を発行します。信用状は海外という遠い場所と取引するにあたり、トラブルなく円滑に取引を終えられるように約束した保証書です。貿易では銀行が間に入り、支払いを滞りなく行うという方法をとります。

輸入者は商品が安全に手に入り、輸出者は代金をきちんと回収できるという、お互いに取引リスクを軽減した方法です。